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Les notaires de notre réseau s'organisent pour répondre aux besoins immédiats de leurs clients

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Dématérialisation des études notariales

«Avec la crise, la dématérialisation des études notariales prend tout son sens.» Maître Frédéric-Auguste de Luze, de l’étude de Luze répond à nos questions.

 

Alors que la crise sanitaire du COVID-19 paralyse une grande partie de l’économie et que les autorités suisses exhortent la population à rester chez elle, les notaires s’organisent pour répondre aux besoins immédiats de leurs clients. Les vendeurs et les futurs acquéreurs d’un bien immobilier peuvent se rassurer, malgré les difficultés, les notaires poursuivent leur activité.

Compromis de ventes, montage de dossiers de prêts, actes authentiques autant de documents qui valident juridiquement les ventes immobilières. En raison du semi-confinement, les notaires en Suisse doivent faire preuve d’inventivité et ne peuvent utiliser les outils digitaux qu’avec parcimonie.Maître Frédéric-Auguste de Luze, de l’étude de Luze, installée à Morges depuis 1945, collabore régulièrement avec les courtiers de BARNES Suisse. Il explique comment sa profession s’adapte à la crise sanitaire.

Expliquez-nous le rôle du notaire dans le cadre d’une opération immobilière ?
Nous intervenons pour toutes les questions relevant de l’aspect juridique de la propriété immobilière. Nous accompagnons nos clients dans leurs projets notamment de vente, de donations, de successions. Nous sommes amenés à rédiger des contrats d’achat immobilier, à monter un dossier de prêt ou parfois même à débloquer des capitaux de l’assurance prévoyance.

Qu’est-ce qui change aujourd’hui avec cette crise ?
Comme la plupart des entreprises en Suisse, la dizaine de collaboratrices et collaborateurs de l’étude doivent jongler entre télétravail et présence à l’étude. Nous avons mis en place un système qui fonctionne avec trois équipes afin d’assurer une présence régulière tout en garantissant une sécurité maximale. Notre quotidien est par contre plus complexe qu’avant. Je constate par exemple que les administrations fiscales des cantons, les registres du commerce, fonctionnent au ralenti. Nous devons nous adapter et prendre en compte ces délais dans la gestion de nos dossiers.

Cela veut dire que ces services deviennent des entraves aux besoins immédiats de vos clients ?      
Non, attention je ne dis pas ça. Nos administrations continuent à fonctionner parfaitement en Suisse et  sont réellement efficaces contrairement à ce que vivent d’autres confrères des pays limitrophes avec quI j’ai des contacts. C’est juste que nous devons nous armer de patience et c’est inhabituel en Suisse (rire).

Outre les mesures de sécurité pour vos clients et employés, on a l’impression que c’est plus compliqué pour les notaires que pour un autre secteur d’activité ?  
La loi nous impose deux obligations qui sont au cœur de notre métier : la véracité ainsi que le devoir d’information et de conseil. L'obligation de véracité suppose que le notaire se soit assuré personnellement de la réalité des faits et des déclarations qui constituent le contenu de l'acte, et qu'il retranscrive fidèlement ses constatations. Il doit s’assurer que cet acte est représenté par les bonnes parties. Vous comprendrez aisément que si je n’ai pas les deux parties en face de moi cela rend plus complexe cette première obligation.

Et pour le devoir d’information ?
Le notaire a un devoir de conseil envers ses clients. A ce titre, il a pour mission de les informer du contenu et des effets des engagements qu’ils souscrivent. Il doit également les alerter de la meilleure façon d’exercer leurs droits et des conséquences de leurs engagements. 

Alors comment gérez-vous cette partie avec le confinement ?
Mes confrères et moi-même n’avons pas attendu le confinement pour mettre en place des processus et des outils digitaux. L'innovation est aujourd'hui encouragée dans toutes les études : actes signés à distance, visioconférences, data-rooms électroniques, automatisation des modèles d'actes, partage de documents en ligne, identité numérique, protection du patrimoine immatériel des clients, blockchain…

Et dans les faits ?
Pour la signature d’un acte de vente, la loi exige la présence du notaire. Dès lors, une fois que les parties se sont mis d’accord sur les conditions de la vente, le courtier commande un projet d’acte de vente au notaire. Concrètement ici, l’acte est signé par les deux parties qui ont l’ont eu, à tour de rôle, entre les mains. Compte tenu de la situation et afin de palier l’impossibilité pour certain client de se déplacer au sein de notre étude, nous leur proposons une procuration. En d’autres termes, le client fait parvenir, par e-mail, sa procuration qui donne ainsi le pouvoir à l’un de mes collaborateurs de légaliser le document. Je dois également être en possession de la copie d’une pièce d’identité que le client peut déposer de manière sécurisée à l’étude.

Mais comment assurer la parfaite confidentialité des échanges ?
La sécurité doit être maximale lors de réunions en visioconférence car elles peuvent engendrer un échange d’informations et une visualisation de documents confidentiels. C’est pourquoi j’enregistre toutes mes discussions sur skype et sur les autres plateformes. Bien que la loi ne m’autorise pas à légaliser par vidéo, c’est un moyen qui rassure mes clients.

Comment se passent les ventes avec des personnes vivants à l’étranger ?
Le principe ne diffère pas vraiment sur les actes mais cela dépendra de la structure du pays en question. Pour l’obligation de véracité, on fera faire une procuration qui devra être légalisée dans le pays tiers. Nous demandons une apostille, un certificat qui prouve l’authentification internationale. 

Comment vivez-vous personnellement cette période ?
Je suis très concerné par la situation et je prends toutes les mesures, autant que faire se peut, pour suivre les recommandations de l’OFSP. Nous continuons à très bien collaborer avec les courtiers immobiliers et avons d’ailleurs signé plusieurs ventes à la satisfaction des parties en présence virtuelle.


Maître Frédéric-Auguste de Luze
, de l’Etude de Luze